Politique de confidentialité

 

1. NOS PRINCIPES

Notre principal objectif est d’optimiser les activités distantes et mobiles des entreprises. Afin de vous fournir ce service, nous avons besoin d’obtenir des informations vous concernant. Lors de la collecte et de l’utilisation de vos données, nous gardons parfaitement à l’esprit l’importance que vous accordez à la confidentialité de vos données.

1. Nous nous engageons à vous communiquer toutes les informations possibles sur vos données

Nous veillons à ce que vous soyez parfaitement informé des données (vous concernant ou fournies par vous) que nous utilisons, des raisons et de la durée d’utilisation et des tiers éventuels qui y ont accès.

2. Nous faisons en sorte que vous conserviez la maîtrise de vos données

Nous considérons que les informations vous concernant ou communiquées par vous vous appartiennent. Nous ne les utilisons qu’aux fins pour lesquelles vous nous les avez communiquées ou pour lesquelles nous les avons recueillies. Vous pouvez à tout moment nous donner ou nous retirer l’autorisation d’utiliser vos données.

3. Nous protégeons vos données

Vos données vous appartiennent, c’est pourquoi nous employons tous les moyens pouvant être raisonnablement mis en œuvre afin d’empêcher qu’elles ne soient détournées à des fins malveillantes.

2. POLITIQUE

L’Europe est réputée pour offrir la législation la plus complète du monde en matière de données à caractères personnels. En nous basant sur la règlementation européenne sur la protection des données, nous garantissons un niveau de protection élevé, en autorisant l’utilisation de vos données uniquement sous réserve du strict respect des exigences énoncées dans les textes. Ces exigences ont été transposées dans notre politique de confidentialité et de traitement des données à caractère personnel, que nous appliquons partout dans le monde.

 

Définitions :

Données à caractère personnel : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (< personne concernée >) ; est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;

Traitement des données à caractère personnel (< traitement>) : toute opération ou ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données personnelles, notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’association, ainsi que le blocage, l’effacement ou la destruction ;

Client : toute personne qui conclut un contrat avec Fleetmatic, portant sur la livraison de produits ou la prestation de services tels que définis dans les conditions générales de Fleetmatic disponible sur www.fleetmatic.be il est considéré comme le responsable de traitement des données à caractère personnel.

Utilisateur : toute personne autorisée par le client à accéder aux services de télématique et à l’utiliser.

1. Fleetmatic traitera les données à caractère personnel de manière licite et équitable.

 

2. Fleetmatic collectera les données à caractère personnel pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et s’engage à ne pas les traiter ultérieurement d’une manière qui serais incompatible avec lesdites finalités.

Les données à caractère personnel sont collectées et traitées par Fleetmatic aux fins suivantes, telles qu’elles seront déterminées par le responsable du traitement (le client) :

• L’exécution des commandes adressées par le client à Fleetmatic, dans le cadre de l’exécution des commandes visant la délivrance des produits et l’exécution des services de géolocalisation, de fleet management, d’optimisation de planning et d’Eco-conduite, en ce compris l’émission et le recouvrement éventuel des factures relatives aux services prestés et produits fournis par Fleetmatic, en ligne ou hors ligne ;
• L’information de l’utilisateur et du client à propos des produits et des services proposés par Fleetmatic ;
• Le marketing, en ce compris l’envoi de newsletter papier ou électronique ;
• La communication d’offres promotionnelles liées à l’application et l’offre de participation à des événements ;

 

3. Fleetmatic veillera à ce que les données à caractère personnel recueillies soient adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et/ou traitées ultérieurement.

 

4. Fleetmatic veillera à ce que les données à caractère personnel soient exactes et, si nécessaire, mises à jour.

 

5. Fleetmatic conservera les données à caractère personnel sous une forme permettant l’identification des utilisateurs et ce, pendant une durée n’excédant pas le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles elles seront traitées ultérieurement.

 

6. Fleetmatic traitera uniquement les données à caractère personnel si :

 

1. L’utilisateur a, sans équivoque, donné son consentement, où
2. Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel l’utilisateur est partie, ou à l’exécution de mesures demandées par l’utilisateur préalablement à la conclusion d’un contrat, où
3. Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle Fleetmatic est soumis, où
4. Le traitement est nécessaire à des fins d’intérêts légitimes poursuivies par Fleetmatic, à moins que l’intérêt des droits et libertés fondamentaux de l’utilisateur, et notamment à l’égard à la vie privée, ne prévalent sur lesdits intérêts légitimes.

 

7. Fleetmatic évitera de traiter les données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, ainsi que les données relatives à la santé et à la vie sexuelle.

 

8. Fleetmatic évitera de traiter les données à caractère personnel concernant des personnes âgées de moins de 16 ans.
9. Afin de garantir un traitement loyal des données à caractère personnel, Fleetmatic fournira aux personnes concernées les informations suivantes, sur simple demande :

 

1. Les finalités du traitement ;
2. Les catégories de données concernées ;
3. Les catégories de destinataires des données ;
4. Les modalités d’accès aux données et de rectification desdites données. Les utilisateurs dont les données personnelles sont traitées par Fleetmatic peuvent à tout moment et sans frais demander à Fleetmatic l’accès aux informations les concernant qu’elle conserve. Ils ont le droit de demander la mise à jour ou la rectification des informations qui seraient erronées ou incomplètes. Ils peuvent s’opposer au traitement de données les concernant en faisant valoir de justes motifs, pour autant que l’exécution par Fleetmatic de ses obligations, contractuelles ou non, ne soit pas rendue plus difficile.

 

10. Fleetmatic s’engage à mettre en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, notamment lorsque le traitement implique la transmission des données via un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite, Fleetmatic met en place ces mesures conformément aux règles de l’art et en tenant compte du coût de leur mise en œuvre, en veillant à garantir un niveau de sécurité approprié relativement aux risques inhérents au traitement et à la nature des données à protéger.

 

11. Dans l’éventualité ou le traitement serait réalisé pour le compte de Fleetmatic, Fleetmatic confira le traitement des données à un tiers apportant des garanties suffisantes au niveau des mesures de sécurité technique et mesures organisationnelles encadrant le traitement à effectuer, et veillera au respect de ces mesures. Dans le cas susmentionnés, Fleetmatic veillera à ce que le traitement soit régi par des stipulations contractuelles contraignantes entre le responsable du traitement et le sous-traitant de données, et notamment que :

 

1. Le sous-traitant n’agisse que sur instruction de Fleetmatic ;
2. Les obligations visées au paragraphe 10) s’appliquent également au sous-traitant.

 

12. En règles générale, Fleetmatic traitera les données à caractère personnel dans l’Espace économique européen. Dans l’éventualité ou les données à caractère personnel seraient transférées ou traitées en dehors de l’EEE, que ce soit par Fleetmatic ou le compte de Fleetmatic, ce dernier veillera à offrir des garanties suffisantes quand à la protection de la vie privée et des droits et libertés fondamentaux des personnes concernées, ainsi qu’à l’égard de l’exercice des droits correspondants et ce , en appliquant les stipulations contractuelles appropriées ou tout autre acte juridiquement contraignant valide.

 

13. Dans l’éventualité ou Fleetmatic stockerait des informations à distance ou obtiendrait l’accès à toutes données déjà stockées sur l’appareil d’un utilisateur, Fleetmatic veillera à obtenir l’accord de ce dernier après l’avoir informé de manière claire et exhaustive des finalités du traitement. Cette stipulation ne fait aucunement obstacle à l’accès et au stockage technique des données par Fleetmatic aux seules fins de la transmission d’une communication via réseau de communication, ou aux fins strictement nécessaires à Fleetmatic pour fournir un service expressément demandé par l’utilisateur.

 

 

14. L’utilisateur déclare être informé et consentir à ce que des entreprises tierces manipulent occasionnellement certaines données lors de prestations à caractère technique destinées à assurer le fonctionnement correct du site internet ou des plateformes utilisées par Fleetmatic.

 

15. La confidentialité et l’intégrité des informations transitant par le réseau internet ne peuvent être assurées. Fleetmatic décline toute responsabilité à cet égard.

 

16. Mises à jour de la politique de confidentialité : Fleetmatic se réserve le droit de modifier et mettre à jour à tout moment sa politique de traitement des données à caractère personnel ou non. Ces modifications et mises à jour s’imposent à l’utilisateur qui doit en conséquence se référer régulièrement à cette rubrique pour vérifier la politique de traitement de données à caractère personnel en vigueur.

 

 

3. COMMENT RECUEILLONS-NOUS, UTILISONS-NOUS ET PARTAGEONS-NOUS VOS INFORMATIONS PERSONNELLES ET AUTRES INFORMATIONS?

 

Collecte des données

Nous pouvons recueillir les informations personnelles suivantes vous concernant dans les sites web :

• Informations de contact utilisateur, telles que le nom, prénom, fonction, l’adresse e-mail, numéro de téléphone
• Informations sur votre entreprise, telles que nom de la société, secteur d’activité, adresse, pays
• Nous pouvons recueillir de votre part les informations personnelles suivantes lorsque vous utilisez notre (nos) service (s) :
• Informations client : Nom, adresse postale, pays, numéro de tva, email, numéro de téléphone, langue, time zone, BCE, liste des travailleurs, liste des sous-traitants, utilisateurs
• Informations de contact utilisateur, telles que le nom, prénom, email, la langue, le fuseau horaire ;
• Informations sur votre entreprise, telles que le nom de l’entreprise, l’ID du secrétariat social
• Dans le cadre de checkin@work; les informations de contact du travailleur telles que statut associé actif, la date extrême de validité, la nationalité du travailleur étranger, le document a1, la date d’échéance a1, le niss/ limosa, adresse postale domicile
• Identifiants uniques, tels que le nom d’utilisateur
• Nom et adresse email recevant les notifications et alarmes lorsque ces fonctions sont activées
• Information sur le véhicule et sur la façon dont il est conduit : emplacement du véhicule, données relatives à l’accélération et au moteur (consommation de carburant, vitesse du moteur et valeur de l’odomètre, heure de démarrage/ d’arrêt, temps d’arrêt moteur tournant, distance parcourue, freinage, virages, accélération, niveaux et état de la batterie, charge du moteur, niveaux d’accélération ; des informations utiles au diagnostic). La nature précise des informations recueillies dépend de l’équipement boitier installé dans le véhicule.
• En plus de ce qui précède, les informations personnelles suivantes peuvent être collectées : afin de gérer les relations clients, nos clients peuvent recueillir le nom, le prénom, l’adresse email, le type d’identification, la clé de vos contacts via la fonction ‘importer des contacts’.
• Autres conducteurs de votre véhicule : si vous partagez votre véhicule avec d’autres conducteurs alors que celui-ci est équipé d’un boitier télématique, il vous incombe de leur expliquer que les données sur la conduite et sur le véhicule généré par ce dernier sont collectées et font l’objet de rapports auxquels vous avez accès.

 

Utilisation

Nous pouvons utiliser les informations personnelles collectées sur les sites web ou lorsque vous utilisez le (s) service (s) pour :

• Vous fournier le (s) service (s) : le souscripteur du contrat (ou le gestionnaire de flotte) décide des fins auxquelles ces informations seront utilisées, des tiers qui y auront accès et de leur durée de conservation. Veuillez consulter le souscripteur du contrat pour plus de détails. Il s’agit en général du propriétaire du véhicule ou de la personne l’ayant pris en location.
• Vous envoyer de la communication à propose du (des) service (s) (notifications, maintenance, nouveautés,)
• Evaluer les besoins de votre entreprise pour déterminer ou suggérer des produits appropriés
• Réponde aux demandes de service client
• Administrer votre compte
• Vous envoyer des communications promotionnelles et marketing
• Réponde à vos questions éventuelles
• Faciliter vos transactions avec d’autres utilisateurs lorsque vous utilisez notre (nos) service (s). Lorsque vous nous fournissez des informations personnelles, nous n’utiliserons ces informations que pour la raison spécifique pour laquelle elles sont fournies.

 

Stockage

Le boitier télécharge automatiquement les données collectées vers notre solution software hébergée sur nos serveurs. Vos informations sont stockées au sein de l’union européenne et sont traitées conformément à la législation européenne sur la protection des données. Fleetmatic utilise des méthodes de sécurité basées sur les normes du secteur afin de protéger les données stockées et transmises, contre tout accès non autorisé.

 

Partage

Sauf indication contraire dans la présente politique, vos informations personnelles ne seront jamais vendues ou partagées avec d’autres sociétés ou organisations à des fins commerciales ou autres. Nous pouvons transférer des informations personnelles à nos société du groupe et sous-traitants qui nous aident à fournir nos services. Les transferts aux tiers subséquents sont couverts par les contrats de service avec nos sous-traitants. De tels sous-traitants peuvent inclure des processeurs qui traitent vos données mais ne sont pas autorisés à stocker, conserver ou utiliser de telles informations.

 

Les autres informations

D’autres informations telles que les modèles des terminaux du client final, l’adresse IP sont également capturées par le (s) service (s). Cette information n’est pas utilisée par Fleetmatic, sauf en analytique globale pour opérer des choix stratégiques et cibler la communication future avec les clients finaux. Le contenu et les messages textuelles ou autres créés par vous ou vos clients finaux pour être envoyés ou partagés avec d’autres utilisateurs sont stockés sur nos serveurs et ne sont en aucun cas traités par nos services.

Correction ou suppression de renseignements personnels

Si vous souhaitez corriger ou supprimer vos données personnelles, veuillez nous contacter à info@fleetmatic.be

Nous faisons de notre mieux pour garder vos données exactes et à jour, dans la mesure ou vous nous fournissez les informations dont nous avons besoin pour le faire. Si vos données changent (par exemple, si vous avez une nouvelle adresse email), vous êtes responsable de nous en informer.

Fleetmatic est l’éditeur logiciel et recueille des informations pour le compte de ses clients et n’a aucun lien direct avec les personnes avec lesquelles ses clients peuvent interagir en utilisant le (s) service (s). Si vous êtes un client de l’un de nos clients intégrateurs (< client final >) et que vous ne souhaitez plus être contacté par cet intégrateur, veuillez contacter l’intégrateur avec lequel vous interagissez directement. Un utilisateur qui cherche un accès ou qui cherche à corriger, modifier ou supprimer des données doit adresser sa requête au service support (le responsable du traitement des données). Si vous êtes invités à supprimer des données, le service support répondra dans un délai raisonnable.

Sur demande nous vous fournirons des informations sur le fait que nous détenons ou traitons pour le compte de tiers des informations personnelles.

 

Conservation des données personnelles

Nous conserverons vos informations aussi longtemps que votre compte est actif ou aussi longtemps que nécessaire pour vous fournir nos services tels que décidé par le client final. Si vous souhaitez résilier votre compte ou demander que nous n’utilisions plus vos données, veuillez nous contacter à l’adresse info@fleetmatic.be. Nous pouvons également conserver et utiliser vos informations afin de respecter nos obligations légales, résoudre des litiges, empêcher les abus et de faire respecter nos accords.

Vous pouvez exercer vos droits d’accès, rectification, effacement, portabilité ou opposition sur notre plate-forme selon la directive européenne sur la protection des données.

Nos clients européens qui contrôlent leurs données clients et les envoient à Fleetmatic pour traitement, sont les contrôleurs ou responsables de traitement de ces données et sont responsables du respect de la directive. En particulier, les clients de Fleetmatic sont tenus de se conformer à la directive et à la législation pertinente en matière de protection des données dans l’état membre concerné avant d’envoyer des informations personnelles à Fleetmatic pour traitement. Nous travaillons avec nos clients pour les aider à informer leurs clients de la finalité de la collecte des informations personnelles.

Applications mobiles

Lorsque vous téléchargez, installez et utilisez nos applications mobiles, nous collectons automatiquement des informations sur le type d’appareil que vous utilisez, la version du système d’exploitation et l’identifiant de l’appareil.

Nous vous envoyons des notifications push de temps en temps afin de vous tenir au courant des événements ou des notifications prévues. Si vous ne souhaitez plus recevoir ces types de communications, vous pouvez les désactive au niveau de l’appareil. Pour vous assurer de recevoir les notifications appropriées, nous aurons besoin de collecter certaines informations sur votre appareil, telles que le système d’exploitation et les informations d’identification de l’utilisateur.

Nous collectons vos informations de localisation dans le but de permettre à l’application de remplir son objectif. Nous partagerons uniquement ces informations avec notre fournisseur de cartographie dans le seul but de vous fournir ce service. Vous pouvez désactiver les services basés sur la localisation à tout moment en modifiant le paramètre au niveau de l’appareil.

Nous utilisons un logiciel d’analyse mobile pour nous permettre de mieux comprendre la fonctionnalité de notre application mobile sur votre appareil mobile ou portable. Cette application mobile peut enregistrer des informations telles que la fréquence à laquelle vous utilisez l’application mobile, les événements qui se produisent dans l’application mobile, l’utilisation agrégée, les données de performances et l’endroit d’où l’application mobile a été téléchargée. Nous ne lions pas les informations que nous stockons dans le logiciel d’analyse à toute information personnelle identifiable que vous soumettez dans l’application mobile.

 

Analytique

Fleetmatic utilise un logiciel tiers pour l’analyse statistique. Toutes les informations sur les mesures collectées à partir de votre utilisation du (des) service (s) doivent être transmises au fournisseur d’analyses. Cette information sont utilisées pour évaluer comment les utilisateurs utilisent les applications, et pour compiler des rapports statistiques sur l’activité et les fonctionnalités. Nous utiliserons cette information afin de maintenir, améliorer ou ajouter à des fonctionnalités du (des) service (s) et d’améliorer l’expérience client. Le logiciel d’analyse tiers n’accède pas à vos informations personnelles ou n’associera pas vos informations personnelles avec d’autres données détenues par eux.

 

Cookies

Fleetmatic est susceptible d’obtenir des renseignements obtenus automatiquement mais qui ne peuvent, en aucun cas, être associés à une personne. Ainsi la solution software est susceptible d’accéder à des informations déjà stockées dans votre équipement terminal de communications électroniques et d’y inscrire des informations. La solution software utilise exclusivement des traceurs dis strictement nécessaires, qui ne nécessitent pas votre consentement préalable.

Ces traceurs sont utilisés pour permettre et faciliter la navigation sur la solution software notamment en mémorisant vos préférences de navigation définis au cours de votre session comme la langue / afficher les services dans la résolution d’écran et la feuille de style adaptées à vos équipements informatiques/ réaliser des statistiques anonymes de visites/ le type de navigateur internet utilisé/ le système de l’ordinateur de l’utilisateur/ le nom du domaine par lequel l’utilisateur a accédé aux applications.

Ces traceurs ne peuvent pas, techniquement, être désactivés depuis la solution software. Vous pouvez néanmoins vous opposer à l’utilisation de ces traceurs, exclusivement en paramétrant votre navigateur. Ce paramétrage dépend du navigateur que vous utilisez, mais il est en général simple à réaliser : en principe, vous pouvez soit activer une fonction de navigation privée soit uniquement interdire ou restreindre les traceurs (cookies).

 

Protection de l’information

Nos sites web et nos services sont protégés par des mesures de sécurité standard contre la perte, l’utilisation abusive et la modification des informations sous notre contrôle.

Bien qu’il n’existe pas de sécurité parfaite sur internet, nous prenons toutes les mesures raisonnables pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels et empêcher tout accès non autorisé.

De plus, vous conservez tous les droits de propriété sur vos données personnelles que nous collectons. Votre vie privée et la vie privée de vos clients sont de la plus haute importance pour nous. Si vous avez des questions sur notre sécurité, vous pouvez nous contacter à info@fleetmatic.be.

Divulgation légale nous nous réservons le droit de divulguer vos données personnelles comme requis par la loi applicable, en réponse aux demandes légitimes des autorités publiques, y compris les exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi et lorsque nous pensons que la divulgation est nécessaire pour protéger nos droits et/ ou une procédure judicaire, une ordonnance d’un tribunal ou une autre procédure judiciaire nous a été signifiée. Vos données personnelles seront également partagées entre nos sociétés du groupe pour les activités autorisées en vertu de cette politique. Dans le cas ou Fleetmatic passe par une transition d’entreprise, telle qu’une fusion ou une acquisition par une autre société, ou la vendre de tout ou partie des ses actifs, votre compte utilisateur et vos données personnelles feront probablement partie des actifs transférés. Vous serez averti via une notification visible sur nos sites web de tout changement de propriété ou de contrôle. Nous pouvons également divulguer vos informations personnelles à tout autre tiers avec votre consentement préalable.